Projektmanagement ist kein Selbstzweck

Warum gute Projekte heute weniger Methoden und mehr gesunden Menschenverstand brauchen

Wer heutzutage an Projekten arbeitet, kennt die Situation:

Das Projekt startet mit einem Kick-off. Dann folgt ein Workshop zur Vorbereitung des Workshops für die Definition des Vorgehensmodells. Anschließend wird ein Lenkungskreis eingerichtet, ein Berichtswesen definiert und ein Projektstrukturplan erstellt, der irgendwann selbst zum Projekt wird.

Die gute Nachricht: Alles ist dokumentiert.

Die schlechte Nachricht: Keiner weiß mehr so genau, warum.

Natürlich überspitze ich etwas. Aber nur ein bisschen.

Das nächste Tool wird es schon richten

Wenn Projekte ins Stocken geraten, folgt häufig ein bekanntes Muster:

Es wird ein neues Tool eingeführt.

Oder eine neue Methode.

Oder ein weiteres Abstimmungsgremium.

Manchmal sogar alles gleichzeitig.

Die Hoffnung dahinter ist verständlich. Schließlich wäre es schön, wenn sich komplexe Probleme durch die richtige Software oder die perfekte Projektmanagement-Methode lösen ließen.

Meine Erfahrung aus zahlreichen IT-, Organisations- und Transformationsprojekten zeigt jedoch etwas anderes:

Die meisten Projekte scheitern nicht an fehlenden Methoden. Sie scheitern daran, dass alle loslaufen, ohne dass sich jemand die einfache Frage gestellt hat: Was wollen wir eigentlich erreichen?

Zwischen Beschäftigung und Fortschritt

In vielen Projekten wird enorm viel gearbeitet.

Meetings werden durchgeführt.

Präsentationen erstellt.

Statusberichte geschrieben.

Ampeln gepflegt.

Risiken dokumentiert.

Und trotzdem bewegt sich das Projekt kaum vom Fleck.

Warum?

Weil Aktivität oft mit Fortschritt verwechselt wird.

Ein voller Kalender ist noch kein erfolgreicher Projektplan.

Und ein Statusbericht mit 50 Folien ersetzt keine Entscheidung.

Manchmal reicht eine einfache Frage, um den Kern des Problems sichtbar zu machen:

Was wäre eigentlich anders, wenn das Projekt morgen erfolgreich abgeschlossen wäre?

Wenn auf diese Frage fünf Beteiligte fünf verschiedene Antworten geben, sollte man vielleicht nicht zuerst über Scrum oder PRINCE2 diskutieren.

Projektmanagement ist vor allem Führungsarbeit

Projektmanagement wird häufig als organisatorische Disziplin verstanden.

Dabei ist es in Wirklichkeit vor allem eine Führungsaufgabe.

Projektleiterinnen und Projektleiter koordinieren nicht nur Termine und Aufgaben. Sie müssen Interessen zusammenbringen, Konflikte moderieren, Entscheidungen einfordern und Orientierung geben.

Das klingt deutlich weniger spektakulär als die Vorstellung vom Projektmanagement-Guru mit bunten Kanban-Boards und hippen Kollaborationstools.

Ist aber meistens entscheidender.

Gerade in Veränderungsprojekten stellt sich selten die Frage, ob die technische Lösung funktioniert.

Die eigentliche Herausforderung lautet oft:

Bekommen wir die Menschen mit?

Der gefährliche Reflex: Mehr Prozess

Ein weiteres Phänomen begegnet mir regelmäßig:

Sobald irgendwo ein Problem auftaucht, wird ein neuer Prozess eingeführt.

Dann gibt es einen zusätzlichen Abstimmungsschritt.

Ein weiteres Formular.

Eine weitere Genehmigung.

Eine weitere Liste, die gepflegt werden muss.

Irgendwann beschäftigt sich die Organisation mehr mit ihren Prozessen als mit ihren eigentlichen Aufgaben.

Dabei wäre häufig genau das Gegenteil sinnvoll:

Weniger Regelwerk.

Weniger Komplexität.

Weniger Verwaltungsaufwand.

Mehr Verantwortung.

Mehr Vertrauen.

Mehr Entscheidungen.

Denn manchmal ist die einfachste Lösung tatsächlich die beste. Auch wenn sie in keinem Projektmanagement-Handbuch auf Seite 347 beschrieben wird.

Digitalisierung beginnt nicht mit Software

Besonders spannend wird es bei Digitalisierungsprojekten.

Dort wird häufig zuerst über Systeme gesprochen.

Welche Software?

Welcher Anbieter?

Welche Funktionen?

Dabei lautet die wichtigere Frage:

Welches Problem soll eigentlich gelöst werden?

Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, erhält meist keinen guten Prozess.

Er erhält einen digitalen schlechten Prozess.

Nur schneller.

Und oft teurer.

Erfolgreiche Digitalisierung beginnt deshalb nicht mit Technik, sondern mit dem Verständnis der eigenen Abläufe.

Erst wenn klar ist, was einfacher, schneller oder besser werden soll, lohnt sich die Diskussion über Werkzeuge.

Mein Fazit

Projekte brauchen Struktur.

Sie brauchen Methoden.

Und sie brauchen Werkzeuge.

Aber sie brauchen davon nur so viel, wie tatsächlich notwendig ist.

Nicht jede Herausforderung verlangt nach einem neuen Gremium.

Nicht jedes Problem benötigt eine neue Software.

Und nicht jede Unsicherheit lässt sich durch ein weiteres Formular beseitigen.

Oft helfen die alten Fragen am meisten:

• Was wollen wir erreichen?

• Wer entscheidet?

• Wer trägt Verantwortung?

• Was können wir weglassen?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, wird Projektmanagement erstaunlich unkompliziert.

Und falls nicht?

Dann hilft vermutlich auch das zwölfte Statusmeeting in dieser Woche nicht mehr.

Alexander WeggartnerConsulting.Weggartner – simply.management

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